Am lucrat cu un client companie multinațională din domeniul farmaceutic din Canada, care avea ca obiectiv digitizarea, standardizarea și automatizarea proceselor manuale.

Cerința clientului era aceea de a digitiza întreaga companie pentru a contribui la modernizarea și sprijinirea operațiunilor firmei. Acest obiectiv implica standardizarea proceselor complexe de afaceri prezente în diferite departamente, locații și țări. Era, de asemenea, necesar ca documentele asociate relevante să fie stocate la nivel central și recuperate și trebuiau păstrate piste de audit și date istorice.

Am efectuat un audit al companiei pentru a înțelege scenariul actual și a stabili ceea ce urma să fi necesar pentru îmbunătățirea eficienței și fiabilității. Echipa noastră a identificat următoarele provocări:

  • Fiecare departament înregistra lucrările pe documente de hârtie ceea ce încetinea procesul de aprobare;
  • Utilizarea mai ușoară și luarea în considerare a legilor naționale ale țării respective în timpul standardizării procesele în întreaga lume;
  • Informațiile colectate pentru a fi utilizate de întreaga organizație nu erau organizate la nivel central;
  • Rezultate incorecte si întârziate datorită proceselor manuale.

 

Soluții

Echipa noastră a reușit să rezolve problemele descoperite în urma auditului prin implementarea următoarelor soluții:

  • Un studiu detaliat al proceselor existente și o definiție clară a fluxurilor de lucru, luând în considerare toate aspectele aprobate de toate țările respective;
  • Conceperea procesului astfel încât să poată incorpora rapid orice modificare a operațiunilor și să permită monitorizarea și menținerea proceselor pentru o eficiență optimă;
  • Utilizarea cadrului standard de management al afacerii și implementarea acestuia folosind un software specializat, precum IBM Business Process Manager și ServiceNow;
  • Implementarea pentru gestionarea acordurilor pentru nivelul de servicii (SLA – Service level agreement) și a raportărilor la nivelul ierarhic superior într-un mod mai eficient și prompt;
  • Integrarea cu sisteme existente de software pentru a utiliza datele centralizate disponibile;
  • Dezvoltarea BPM potrivit dezvoltării ciclului de viață al software-ului prin modelul AGILE;
  • Comunicare eficientă prin punerea în aplicare a unor sisteme de comunicare automate pentru a raporta starea proceselor în diferite etape, ajutând astfel utilizatorii și managementul să urmărească starea și performanța sistemelor.

Ca urmare a implementării noilor noastre sisteme, clientul a obținut o îmbunătățire a eficienței și fiabilității prin standardizarea întregului său proces intern în diferitele țări în care are birouri. Utilizarea unui astfel de cadru standard pentru fluxul de lucru și o implementare corectă a acestuia, a îmbunătățit eficiența și fiabilitatea sistemului, crescând în același timp nivelul de satisfacție al clienților.

SHARE THIS: